Einleitung
Jeder erfahrene Projektmanager weiß, dass die Zahl der erfolgreichen Projekte, die in der vorgesehenen Zeit und mit dem vorgesehenen Budget abgeschlossen werden, deutlich größer ist als die Zahl der Projekte, bei denen es nicht gelingt, die geplanten Projektziele in der vorgesehenen Zeit und mit dem vorgesehenen Budget zu erreichen. Warum ist das so? Dieser Beitrag möchte die wesentlichen Ursachen einmal zusammenfassen und Hinweise geben, wie trotz der vielen möglichen negativen Einflussfaktoren eine erfolgreiche Projektarbeit erreicht werden kann.
Übersicht über die am häufigst auftretenden Störfaktoren
Negative Einflussfaktoren auf Projekten gibt es viele, von denen ein Teil von den Projektbeteiligten beeinflusst werden kann, während ein anderer Teil auf externen Faktoren beruht, die sich dieser Kontrolle entziehen.
Einflussfaktoren außerhalb der Kontrolle der Projektbeteiligten
In Projekten sind es vor allem externe Faktoren, die von den Projektbeteiligten nicht direkt beeinflusst werden können. Beispiele hierfür sind:
- Naturkatastrophen
Ereignisse wie Erdbeben, Stürme oder Überschwemmungen können unvorhersehbare Auswirkungen auf Projekte haben. Die damit verbundenen Risiken liegen eindeutig außerhalb der Kontrolle der Projektbeteiligten.
- Änderungen in gesetzliche Regularien
Änderungen in gesetzlichen Vorschriften können die Projektplanung beeinflussen und zusätzliche Anforderungen einführen, die vorher nicht absehbar waren.
- Wirtschaftliche Rahmenbedingungen
Schwankungen in der Wirtschaft, wie Zinssätze oder Inflation, können die Finanzierung und Ressourcenallokation eines Projekts beeinflussen.
- Internationale Beziehungen
Bei grenzüberschreitenden Projekten können politische Spannungen zwischen Ländern unvorhergesehene Auswirkungen auf die Projektumsetzung haben.
- Technologische Entwicklungen
Fortschritte oder Veränderungen in der Technologie können die Projektlandschaft erheblich beeinflussen. Neue Technologien können Chancen bieten, aber auch zusätzliche Herausforderungen mit sich bringen oder Projekte gänzlich hinfällig werden lassen.
Eingeschränkt beeinflussbare Einflussfaktoren im direkten Unternehmensumfeld
- Organisatorische Strukturen
Komplexe und unflexible Organisationsstrukturen, die eine klare Kommunikation und Zusammenarbeit erschweren können zu Verzögerungen und Missverständnisse aufgrund von Hierarchien und ineffizienten Prozessen führen.
- Mangelnde Ressourcenverfügbarkeit
Beschränkte finanzielle Mittel oder unzureichende Personalkapazitäten bewirken immer wieder Engpässe in der Ressourcenallokation, die dann in der Regel zu Verzögerungen und Qualitätsproblemen führen.
- Kulturelle Diversität
Unterschiedliche kulturelle Hintergründe und Arbeitsstile im multinationalen Umfeld von global agierenden Unternehmen sind oft Ursache für Kommunikationsprobleme, verursachen Missverständnisse und erhöhen damit die Gefahr von Konflikten.
- Unklare Unternehmensstrategien
Fehlende Transparenz oder Uneinigkeit über die Unternehmensziele und -strategien führen leicht zu Schwierigkeiten bei der Ausrichtung des Projekts auf die übergeordneten Ziele des Unternehmens.
Beeinflussbare Einflussfaktoren
Ein anderer Teil der Komplexität resultiert aus Entscheidungen und Handlungen der Projektbeteiligten. Hier einige Beispiele:
- Unklare Projektziele
Eine mangelhafte Definition der Projektziele führt zu Unsicherheit und Missverständnissen. Klare, messbare und erreichbare Ziele sollten bereits in der Planungsphase festgelegt werden.
- Ungenügende Kommunikation
Mangelnde Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und Stakeholdern kann zu Informationslücken führen. Regelmäßige Kommunikationspläne und klare Zuständigkeiten helfen, dieses Risiko zu minimieren.
- Unerfahrene Projektteams
Mangelnde Erfahrung im Projektteam kann zu Fehlentscheidungen und Verzögerungen führen. Eine gründliche Auswahl qualifizierter Teammitglieder sowie Schulungen zur Weiterentwicklung ihrer Fähigkeiten sind hier entscheidend.
- Schlechtes Stakeholder-Management
Ignorierte oder unzureichend eingebundene Stakeholder können das Projekt beeinträchtigen. Eine umfassende Stakeholder-Analyse und regelmäßige Kommunikation mit diesen Gruppen sind Schlüsselmaßnahmen.
- Fehlende Risikoanalyse
Nicht erkannte oder ignorierte Risiken können zu unvorhergesehenen Komplikationen führen. Eine sorgfältige Risikoanalyse zu Beginn des Projekts ermöglicht die Implementierung gezielter Gegenmaßnahmen.
- Mangelnde Ressourcenplanung
Unzureichende Planung und Zuweisung von Ressourcen können zu Engpässen führen. Ursachen liegen oft in ungenauen Schätzungen und fehlender Transparenz über verfügbare Ressourcen.
- Unklare Verantwortlichkeiten
Wenn die Zuständigkeiten nicht klar definiert sind, entsteht Verwirrung und es kommt zu Doppelarbeit oder Vernachlässigung von Aufgaben. Die Ursachen sind oft unklare Organisationsstrukturen und Kommunikationsdefizite.
- Ungenaue Zeitplanung
Unrealistische Zeitpläne können zu Stress, Qualitätsverlusten und Verzögerungen führen. Ursachen sind hierbei oft eine unzureichende Analyse der Arbeitsaufwände und mangelnde Berücksichtigung von Pufferzeiten.
Gute Vorarbeit als Schlüssel zur Vermeidung der Ursachen
Die Vermeidung der Auswirkungen dieser negativen Einflussfaktoren erfordert eine umfassende Vorbereitung. Dazu gehört eine gründliche Risikoanalyse, klare Kommunikation, realistische Schätzungen und eine sorgfältige Auswahl sowie Schulung der Projektbeteiligten. Eine strukturierte Projektvorbereitung ermöglicht es, potenzielle Ursachen für Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Projektumsetzung möglichst zu erleichtern und erfolgreich zu gestalten
Auswahl geeigneter Projektmanagementmethoden für das richtige Projektziel und das richtige Projektumfeld
Bei der Projektplanung ist es eine besondere Herausforderung sich über die beste Projektmanagementmethode für die Bewältigung eines gegebenen Problems klar zu werden. Dazu ist es notwendig sich ein Bild davon zu machen, ob das Gegebene Problem kompliziert oder komplex ist. Die Abgrenzung zwischen “Komplexität” und “Kompliziertheit” bildet den Ausgangspunkt für das Verständnis dieser Thematik. “Kompliziertheit” ergibt sich daraus, dass es eine Vielzahl von bekannten Elementen gibt welche über eine ebenfalls große Anzahl von Regeln miteinander in Beziehung stehen oder vorhersehbar interagieren. Die besten Beispiele dafür sind zwei Spiele, nämlich Schach oder Go.
Dagegen steht “Komplexität” entweder für die Unvorhersehbarkeit von Beziehungen zwischen Teilen eines Systems oder die teilweise oder völlig fehlende Information über den Status solcher Systembestandteile. Wichtigstes Merkmal komplexer Situationen ist, dass es keine Möglichkeit für exakte Modellierung oder exakter Prognosen gibt. Daher muss man jederzeit mit Überraschungen und unvorhersehbaren Ereignissen rechnen. Eine solche Situation findet man z. B. beim Poker vor. In der Projektarbeit manifestiert sich der Einfluss von Komplexität meistens durch die Symptome der mangelhaften Bewältigung der Auswirkungen.
Auswahl der Projektmanagementmethode
Quelle: wecreation.de
Diese so genannte Stacey-Matrix bietet eine gute Orientierung für die Auswahl geeigneter Projektmanagementmethoden in verschiedenen Szenarien. Beginnend mit Methoden wie Lean Six Sigma oder PRINCE 2, die gute Methoden sind, um gut strukturierte Probleme in relativ stabilen Umgebungen zu bewältigen. Sobald sich die Dynamik erhöht und damit die Vorhersagbarkeit verschlechtert, sind Methoden wie Kanban eine gute Möglichkeit, damit umzugehen. Wenn aber die Komplexität weiter zunimmt oder eine völligen Neugestaltung von Dienstleistungen oder Produkten erforderlich Situationen völlig neu gestaltet werden müssen, sind agile Methoden wie Scrum oder Design Thinking die Mittel der Wahl.
Zusammenfassung
Sicherlich macht niemand bewusst Fehler bei der Planung oder Durchführung von Projekten. Dennoch ist es notwendig, sich vor jedem Projektstart, auch wenn es banal klingt und daher quasi als selbstverständlich vorausgesetzt wird, sehr genau zu überlegen, welche prinzipiellen Fehlerquellen bestehen können und welche Entscheidungen vor und während des Projektes getroffen werden müssen.
Eine der wichtigsten Entscheidungen vor Projektbeginn ist die Wahl der geeigneten Projektmanagementmethode. Die Stacey-Matrix ist hier ein sehr gutes Hilfsmittel, um die richtige Entscheidung zu treffen. Wenn dann noch die wichtigsten potentiellen Fehlerquellen vermieden werden können, was für jeden erfahrenen Projektleiter bei sorgfältiger Arbeitsweise keine neue Herausforderung darstellen sollte, steht einer erfolgreichen Projektdurchführung wenig im Wege.
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