Die Definitionsphase ist die erste und zugleich erfolgskritische Phase im gesamten Six Sigma-Prozess. Nur wenn das eigentliche Problem präzise herausgearbeitet wird, kann das genaue Ziel des Projekts bestimmt werden. Versäumnisse oder Ungenauigkeiten in diesem Schritt können in der Regel nicht mehr korrigiert werden und daher wird hier der Grundstein für erfolgreiche Six Sigma-Projekte gelegt.
Die Bedeutung einer exakten Problemformulierung
In der Definitionsphase geht es vor allem darum, die Problemstellung klar zu erkennen und daraus eine präzise Zielsetzung für das Projekt abzuleiten. Dazu ist es zunächst notwendig, sich einen umfassenden Überblick über alle relevanten Einflussfaktoren und die bereits vorhandene Datenlage zu verschaffen. Insbesondere durch die Einbeziehung aller relevanten Umweltfaktoren wird die Problemformulierung umfassender und ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung.
Dazu ist es wichtig zu prüfen, ob bereits alle erforderlichen Faktoren bekannt sind. Dabei können technische Hilfsmittel, wie z.B. die Videodokumentation von wiederkehrenden Abläufen, wesentlich zur Verbesserung der auswertbaren Faktenlage beitragen. Zu einer sauberen Dokumentation der Ausgangssituation gehört natürlich auch die Analyse aller verfügbaren Anlagendaten. Dabei kann sich herausstellen, dass für den weiteren Projektverlauf notwendige Daten nicht vorhanden sind und erst berechnet oder in der Messphase zusätzlich erhoben werden müssen.
Unbedingt notwendig ist ebenfalls eine klare Unterscheidung zwischen veränderbaren und nicht veränderbaren Einflussfaktoren. Oft werden Faktoren fälschlicherweise als unveränderbar angesehen, die bei genauerer Analyse teilweise oder vollständig beeinflussbar sind. Diese Form der frühzeitigen Festlegung, die häufig bei erfahrenen Mitarbeitern vor Ort zu beobachten ist, kann jedoch dazu führen, dass potenzielle Lösungsansätze, die ebenfalls zielführend sind und möglicherweise „ideale“ Lösungen beinhalten, vorschnell verworfen werden.
Ähnliches passiert auch bei einem immer wieder zu beobachtenden Kardinalfehler in Six Sigma-Projekten, nämlich dem „Denken von der Lösung her“. Ich halte es für den schwerwiegendsten Fehler überhaupt, bereits in der Definitionsphase über mögliche Lösungen nachzudenken. Damit engt man den Lösungsraum völlig unnötig ein und verliert mögliche globale Optima aus den Augen.
Meist können dann nur noch lokale Optima realisiert werden, die aber oft nur zweitklassige Lösungen darstellen. Wirklich erfolgreiche Six Sigma-Projekte gleichen aber eher Revolutionen als Evolutionen und realisieren in der Regel große Einsparpotenziale.
Die positiven Folgen einer klaren Problemidentifikation
- Klare Zielsetzung: Die präzise Erkenntnislage über das Problem ermöglicht es, klare Ziele für die Prozessverbesserung zu setzen. Ohne eine genaue Definition des Problems könnten die Ziele vage und unklar sein, was zu ineffektiven Maßnahmen führen würde. Die Definitionsphase gewährleistet, dass die Organisation auf konkrete Verbesserungen hinarbeitet und messbare Erfolge erzielt.
- Effiziente Ressourcennutzung: Durch die genaue Definition des Problems und die klare Zielsetzung werden Ressourcen effizient genutzt. Die Teams können sich auf die spezifischen Aspekte konzentrieren, die verbessert werden müssen, ohne Zeit und Energie für unwesentliche Bereiche zu verschwenden. Dies trägt dazu bei, den gesamten Six Sigma-Prozess kosteneffizient zu gestalten.
- Frühzeitige Identifizierung von Herausforderungen: Die Definitionsphase ermöglicht es, potenzielle Herausforderungen und Hindernisse frühzeitig zu erkennen. Durch eine gründliche Analyse in dieser Phase können mögliche Stolpersteine identifiziert und proaktiv angegangen werden. Dies minimiert das Risiko von unvorhergesehenen Problemen während der Umsetzung und trägt zur reibungslosen Durchführung des gesamten Six Sigma-Prozesses bei.
- Stakeholder-Alignment: Die klare Definition des Problems erleichtert auch das Verständnis und die Akzeptanz aller relevanten Stakeholder. Ein einheitliches Verständnis des Problems fördert die Zusammenarbeit und die Bereitschaft der Beteiligten, sich aktiv an der Lösung zu beteiligen. Dadurch wird die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen effektiver und unterstützt den Erfolg des gesamten Projekts.
- Basis für Messgrößen und Metriken: In der Definitionsphase werden auch die relevanten Messgrößen und Metriken festgelegt, die zur Bewertung des Prozesses verwendet werden. Dies ermöglicht eine objektive Beurteilung der Effektivität der implementierten Verbesserungen und trägt dazu bei, den Fortschritt transparent zu machen.
Zusammenfassung
Insgesamt zeigt sich, dass die Definitionsphase nicht nur den Grundstein für den Six Sigma-Prozess legt, sondern auch eine entscheidende Rolle bei der Problemidentifikation und damit der Sicherung einer korrekten Zielsetzung und damit von Effizienz und Wirksamkeit der folgenden Prozessschritte spielt.
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